Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Logistisy GbR

Birkenhain 12

82223 Eichenau

Deutschland

Vertreten durch:

David Böttcher

Hauke Holtkamp

E-Mail: info@logistisy.com

2. Beschreibung des Dienstes

Bescheid-Ausleser ist ein digitaler Online-Dienst zur automatisierten Analyse und strukturierten Zusammenfassung von Schwertransportgenehmigungen.

Nutzer können freiwillig Genehmigungsdokumente hochladen, um eine KI-gestützte Auswertung zu erhalten.

3. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

a) Vom Nutzer angegebene Daten

  • E-Mail-Adresse

b) Hochgeladene Dokumente (Schwertransportgenehmigungen), die enthalten können:

  • Name des Antragstellers
  • Unternehmensdaten
  • Ansprechpartner
  • Telefonnummern
  • E-Mail-Adressen
  • Kennzeichen und FIN
  • Angaben zur Ladung
  • Routeninformationen
  • Behördliche Auflagen
  • Behörden- und Sachbearbeiterdaten
  • Ggf. zusätzlich hinzugefügte Anhänge
  • Stempel und Unterschriften

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

  1. Erstellung einer strukturierten Zusammenfassung der hochgeladenen Genehmigung
  2. KI-gestützte Analyse der Dokumenteninhalte
  3. Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Dienste
  4. Aufbau und Optimierung einer internen Datenbasis zur Verbesserung datenbasierter Genehmigungs- und Routenmodelle
  5. Qualitätssicherung
  6. Statistische Auswertung
  7. Kontaktaufnahme zur Einholung von Feedback oder zur Vorstellung weiterführender Dienstleistungen

Eine Nutzung der Daten kann auch in aggregierter oder vollständig anonymisierter Form zur Produktentwicklung erfolgen.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des angeforderten Dienstes)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch freiwilligen Upload des Dokuments)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Produktoptimierung und Weiterentwicklung)

Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der Verbesserung, Skalierung und Weiterentwicklung datenbasierter Genehmigungsprozesse.

6. Speicherdauer

Die hochgeladenen Dokumente sowie daraus extrahierte strukturierte Daten werden gespeichert, soweit und solange dies zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist.

Hierzu zählen insbesondere:

  • Bereitstellung der angeforderten Analyse
  • Qualitätssicherung
  • Weiterentwicklung und Optimierung unserer Dienste
  • Aufbau und Verbesserung datenbasierter Modelle zur Unterstützung von Genehmigungs- und Routenprozessen

Eine regelmäßige Überprüfung der Erforderlichkeit der Speicherung erfolgt.

Eine Löschung personenbezogener Daten erfolgt:

  • auf Anfrage der betroffenen Person, sofern keine gesetzlichen oder überwiegenden berechtigten Gründe entgegenstehen
  • wenn die Daten für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind
  • oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten abgelaufen sind

Daten, die vollständig anonymisiert wurden und keinen Personenbezug mehr aufweisen, können zu statistischen und produktbezogenen Zwecken dauerhaft gespeichert werden.

7. Hosting

Die Website wird über IONOS SE, Deutschland, gehostet.

Beim Aufruf der Website können technisch notwendige Server-Logfiles verarbeitet werden (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browserinformationen). Diese Verarbeitung dient der technischen Sicherheit und Stabilität des Dienstes.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Einsatz von KI-Systemen

Zur Analyse der hochgeladenen Dokumente setzen wir KI-gestützte Systeme ein.

Im Rahmen dieser Verarbeitung kann eine Übermittlung der Dokumenteninhalte an externe technische Dienstleister erfolgen, die KI-Modelle bereitstellen.

Dabei kann eine Verarbeitung in Drittstaaten (z.B. USA) nicht ausgeschlossen werden. In solchen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere durch Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der Analyse sowie zur Verbesserung unserer Dienste.

9. Interner Zugriff

Zugriff auf hochgeladene Dokumente erhalten ausschließlich autorisierte Personen innerhalb unseres Unternehmens, die mit:

  • technischer Entwicklung
  • Qualitätssicherung
  • Kundenbetreuung
  • Produktentwicklung

befasst sind.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn:

  • sie ist gesetzlich vorgeschrieben
  • sie ist zur technischen Bereitstellung des Dienstes erforderlich
  • oder es besteht eine entsprechende vertragliche Grundlage

10. Cookies

Die Website verwendet technisch notwendige Cookies zur Bereitstellung der Funktionalität.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf:

  • Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der E-Mail-Adresse sowie der hochgeladenen Genehmigungsdokumente ist erforderlich, um den Dienst in Anspruch zu nehmen.

Ohne diese Angaben kann keine Analyse durchgeführt werden.